Personeelshandboek / HR-reglement

Wat is een personeelshandboek?

Het personeelshandboek of het HR-reglement klinkt als een stoffig document, maar het is toch raadzoom middels een handboek of reglement medewerkers inzicht te geven in alle afspraken/regels binnen je organisatie. In dit document kun je allerlei regels vastleggen, zoals afspraken over verzuim, verlof, veiligheid, gedrag en functioneren. Werknemers weten hiermee ook wat ze van de organisatie kunnen verwachten.

Waarom een personeelshandboek?

• Effectieve communicatie. Je hebt de regels zwart-op-wit en je werknemers weten waar ze belangrijke info kunnen vinden. Hierdoor vermijd je dat medewerkers met onnodige vragen bij je komen.

• Je voorkomt juridische problemen. Als je je regels duidelijk hebt vastgelegd, voorkom je dat je juridisch in de mist gaat.

• Consistentie. Het hebben van één bron van alle regels en procedures binnen je organisatie zorgt voor consistentie. Omdat dit allemaal op één plek staat, is het voor alle werknemers duidelijk wat de regels zijn.

Personeelshandboek: bindend of niet?

Het personeelshandboek is niet vanzelfsprekend bindend. Het is alleen bindend als het personeelshandboek in de cao of de arbeidsovereenkomst van een werknemer staat. Veel organisaties kiezen er daarom voor om het personeelshandboek als bijlage toe te voegen aan de arbeidsovereenkomst. Daarmee gaan werknemers bij het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst akkoord met het personeelshandboek en is het dus bindend.

Wat moet er in een personeelshandboek staan?

Een personeelshandboek maken is een zorgvuldig proces. Het is een verzameling van de regels en voorschriften binnen je organisatie, maar je wilt geen boekwerk van 100 pagina’s hebben. Daarom is het handig om van tevoren te bepalen welke onderdelen een plek in je personeelshandboek krijgen. Denk dan in ieder geval aan de volgende onderdelen:

Gedragscode

De gedragscode is een document waarin je vastlegt hoe je verwacht dat werknemers zich gedragen binnen je organisatie en hoe ze omgaan met relaties of klanten. Besteed bijvoorbeeld aandacht aan onderwerpen als:

• Omgang met ongewenste omgangsvormen;

• omgang met bedrijfsgevoelige info;

• kledingvoorschriften;

• regels rondom alcohol en roken op de werkvloer;

• werktijden en -dagen;

• regels rondom thuiswerken;

• gebruik van social media.

Veiligheidsregels

Dankzij de (verplichte) Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) weet je met welke risico's je werknemers te maken hebben. Aan de hand van die risico's stel je veiligheidsregels op, zodat je werknemer gezond en veilig hun werk kunnen doen. Zet die regels in het personeelshandboek. Ook is dit belangrijk voor de wet- en regelgeving. Stel dat er een bedrijfsongeval met een heftruck plaatsvindt waarbij je werknemer geen veiligheidsschoenen droeg, omdat het niet in het personeelshandboek stond. Dat heeft, niet alleen impact op je werknemer, maar het heeft ook flinke juridische en financiële gevolgen voor je organisatie.

Verzuimprotocol

Ziek worden kan iedereen overkomen. Het is belangrijk dat je werknemer weet hoe te handelen bij ziekte. Wie moet je bellen voor de ziekmelding? Wat zijn de vervolgstappen als een werknemer langer ziek is? Dit zet je in een verzuimprotocol.

Vakantie- en verlofregels

Je gunt iedereen een heerlijke vakantie om even afstand te nemen van het werk. Maar het is erg onhandig als iedereen tegelijkertijd weg wil. Stel daarom duidelijke verlofregels op, zoals hoe lang van tevoren je medewerkers het verlof moet indienen en met wie ze dit vooraf moeten overleggen.

Vergeet ook niet de officiële vrije dagen in je personeelshandboek te zetten.

Arbeidsvoorwaarden

Dit hoef je niet per se in je personeelshandboek te hebben, maar het bespaart je een hoop tijd en vragen als je regels over arbeidsvoorwaarden er wel in zet. Geef bijvoorbeeld aan hoe en bij wie je declaraties moet indienen of wanneer je werknemers een bepaalde beloning zoals de 13e maand ontvangen.

Checklist on- en offboarding

Ook handig: alles goed op een rijtje hebben voor je medewerker in dienst gaat of vertrekt. Zet daarom duidelijke regels over onboarding en offboarding in het personeelshandboek, zodat je werknemer precies weet wat die moet doen. Dit scheelt veel vragen. Wil je een lijst van alles wat je voor je medewerker moet regelen voor het on- en offboardingsproces? Bekijk onze onboarding checklist en onze offboarding checklist.

Andere informatie

Kies aanvullend bijvoorbeeld voor:

• een smoelenboek;

• een omschrijving van de bedrijfscultuur;

• de missie, visie en kernwaarden;

• een organogram van de organisatie.

Intranet

In plaatst van een fysiek personeelshandboek kun je ook een digitale versie aanbieden. Dat kan in PDF, maar steeds meer organisaties kiezen ervoor om alle regelingen via een Intranetomgeving aan te bieden.